Databehandleraftale

1. Parter og baggrund

Dataansvarlig: Kunden (den virksomhed, der har oprettet abonnementet).
Databehandler: Fortrydelsesknap.dk, kontakt@fortrydelsesknap.dk.

Når kundens website anvender vores hostede fortrydelsesknap eller Returportal Pro, registrerer og opbevarer vi henvendelser om fortrydelse, returnering, ombytning og reklamation på kundens vegne. Denne aftale fastlægger rammerne herfor, jf. databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28, og udgør en integreret del af parternes aftale.

2. Behandlingens genstand og varighed

Behandlingen omfatter modtagelse, opbevaring, visning, sagsbehandling og udlevering af henvendelser om fortrydelse, returnering, ombytning og reklamation, som slutbrugere indgiver via fortrydelsesknappen og Returportal Pro på kundens website — herunder sagsstatus og -historik, kundens interne noter, korrespondance og svar til slutbrugeren samt eventuelle billeder, slutbrugeren vedhæfter en reklamationssag. Behandlingen varer, så længe kundens abonnement består.

3. Kategorier af oplysninger og registrerede

• Registrerede: slutbrugere (forbrugere), der indgiver en henvendelse om fortrydelse, returnering, ombytning eller reklamation på kundens website.
• Oplysninger: navn, e-mailadresse, evt. ordrenummer og købsdato, vare-/produktoplysninger, årsag, ønsket løsning (bytte, tilgodebevis eller refundering) og evt. beløb, fritekstbeskrivelse af henvendelsen, sagsstatus og -historik, kundens interne noter, beskeder udvekslet med slutbrugeren, eventuelle vedhæftede billeder, IP-adresse, user-agent, omtrentlig lokation (land/by) og tidsstempel.
• Der behandles ikke tilsigtet følsomme oplysninger; kunden skal ikke opfordre slutbrugere til at angive sådanne i fritekstfelter eller billeder.

4. Instruks

Vi behandler alene oplysningerne efter dokumenteret instruks fra kunden, som den fremgår af denne aftale og tjenestens funktionalitet: registrering, sikker opbevaring, sagsbehandling (statusændringer, noter og svar til slutbrugeren), fremvisning i kundeportalen og på en offentlig sagsstatusside, CSV-eksport samt automatiske e-mails (kvittering, status og svar) til slutbrugeren og notifikation til kunden. Vi anvender ikke oplysningerne til egne formål.

5. Fortrolighed og sikkerhed

• Al trafik krypteres (TLS); data opbevares krypteret i hvile.
• Data opbevares i EU (Cloudflare, region Vesteuropa/Amsterdam).
• Adgang til kundens data kræver kundens egne loginoplysninger (adgangskoder opbevares kun som kryptografisk hash) eller vores administrative adgang, der er beskyttet med hemmelige nøgler og alene anvendes til drift og support.
• Personer med adgang til oplysningerne er underlagt fortrolighed.

6. Underdatabehandlere

Kunden giver generel godkendelse til brug af følgende underdatabehandlere:

• Cloudflare, Inc. — hosting og database (EU-region)
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — udsendelse af kvitterings- og notifikationsmails

Ændringer i listen varsles pr. e-mail med 30 dages frist, hvorefter kunden kan gøre indsigelse og i givet fald opsige abonnementet. Overførsler til tredjelande sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

7. Bistand til den dataansvarlige

Vi bistår kunden i rimeligt omfang med at besvare anmodninger fra registrerede (indsigt, sletning m.v.) og med at opfylde kundens forpligtelser vedrørende sikkerhed, brud og konsekvensanalyser. Kundeportalens log og CSV-eksport giver kunden direkte adgang til alle registrerede oplysninger.

8. Brud på persondatasikkerheden

Vi underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der vedrører kundens data, med de oplysninger, der er nødvendige for kundens eventuelle anmeldelse til Datatilsynet.

9. Sletning ved ophør

Ved abonnementets ophør sletter vi kundens fortrydelses-, retur- og sagsdata (inkl. eventuelle vedhæftede billeder) senest 30 dage efter ophør, medmindre kunden forinden har eksporteret dem eller skriftligt anmoder om tidligere sletning. Kunden opfordres til at eksportere sin log (CSV) inden opsigelse, da loggen udgør kundens lovpligtige dokumentation.

10. Revision og dokumentation

Vi stiller på anmodning den dokumentation til rådighed, der er nødvendig for at påvise overholdelse af denne aftale, og muliggør og bidrager til revisioner i rimeligt omfang og mod dækning af rimelige omkostninger.

11. Varighed og lovvalg

Aftalen gælder, så længe vi behandler personoplysninger på kundens vegne. Aftalen er underlagt dansk ret.

Denne databehandleraftale er en standardaftale, der indgås elektronisk som del af handelsbetingelserne. Bureaukunder kan ved behov få aftalen udstedt som underskrevet dokument — skriv til kontakt@fortrydelsesknap.dk.